Dall'autore: Coautore: Risorse umane e controllo interno Eccetto Malov A.A. Metodo di facilitazione Facilitazione di eventi aziendali Le dinamiche delle relazioni commerciali richiedono attualmente alle aziende un'elevata flessibilità e costanti cambiamenti interni. predisposizione allo sviluppo personale. Le aziende moderne sono pronte a impegnarsi nella creazione di un ambiente per il lavoro dell’intelligenza collettiva in grado di creare e implementare nuove idee. E quindi, oggi, tra le aziende che si concentrano sullo sviluppo attivo e su una posizione di leadership nel settore, organizzano eventi aziendali, riunioni, sessioni di lavoro e conferenze con lo scopo di sviluppo organizzativo, formando una strategia e progetti per la sua attuazione, sviluppando innovazioni e meccanismi che sostenerli stanno diventando sempre più popolari. L'essenza di questi eventi è l'organizzazione di discussioni di gruppo, co-creazione e processo decisionale su questioni di sviluppo rilevanti per l'organizzazione. La composizione dei partecipanti a tali eventi può essere molto diversa: da una cerchia ristretta di top manager dell'azienda a un ampio gruppo di dipendenti chiave e manager di un'organizzazione estesa. Le organizzazioni investono risorse significative, denaro e tempo prezioso dei dipendenti in tale gruppo eventi, e pertanto si adoperano per assicurarne la massima efficacia. Ma spesso le discussioni non organizzate consumano molto tempo dei partecipanti: riunioni, relazioni e discussioni si trascinano, si allontanano dall'argomento della discussione e dall'ordine del giorno e sorgono discussioni che si ripetono all'infinito. Le forme tradizionali di discussione, come le sessioni plenarie e le presentazioni, possono far sentire rapidamente i partecipanti stanchi e disinteressati a ciò che sta accadendo, portando a una mancanza di impegno e creatività da parte di ciascun partecipante, causando la perdita di idee preziose. Impegnandosi e riunendo un gruppo di persone per discutere e risolvere problemi, un'organizzazione può incontrare problemi di percezione interpersonale, conflitto, incapacità di persone provenienti da diversi reparti di riunire diversi punti di vista e una situazione in cui la dominante la minoranza sopprime le idee e gli input della maggioranza. Ci sono spesso casi in cui il team non ha sufficiente fiducia nel leader del processo di lavoro di gruppo, scelto tra i dipendenti dell'azienda, per paura che stia spingendo questo lavoro nella direzione dettata dall'uno o dall'altro gruppo di interessi dell'azienda . Il risultato di tutto ciò potrebbe essere il mancato raggiungimento degli obiettivi prefissati, l'insoddisfazione dei partecipanti rispetto al processo e ai risultati di una riunione di gruppo, di una sessione di lavoro o di una riunione. Per evitare questi rischi, la via d'uscita più efficace per gli organizzatori di eventi aziendali è quella di utilizzare tecnologia di facilitazione professionale, che consente di risolvere i problemi di cui sopra e di lavorare verso un determinato risultato aziendale riunioni o conferenze Che cos'è la Facilitazione (dall'inglese facilitare - aiutare) - facilitare l'interazione all'interno di un gruppo - il processo di assistere un gruppo nel completamento. un compito, risolvere un problema o raggiungere un accordo con reciproca soddisfazione dei partecipanti - un processo che consente di organizzare in modo efficace una discussione su un problema complesso o una situazione controversa e senza perdere tempo, completare tutti i punti dell'ordine del giorno di una riunione o riunione - il Il processo di facilitazione porta ad una maggiore efficienza del lavoro di gruppo, al coinvolgimento e all'interesse dei partecipanti, e allo sblocco del loro potenziale. La facilitazione è: - organizzazione professionale del processo di lavoro di gruppo, mirata a chiarire e raggiungere gli obiettivi del gruppo. Il processo di facilitazione porta ad una maggiore efficienza del lavoro di gruppo, al coinvolgimento e all'interesse dei partecipanti e allo sblocco del loro potenziale. La discussione congiunta di questioni e problemi che sorgono nella pratica aziendale quotidiana spesso causa disaccordi e incomprensioni tra i partecipanti. Alcune persone parlano molto, ma le idee di alcune persone non vengono ascoltate; si dedica molto tempo alla discussione di questioni non correlate all'argomento principale dell'incontro;le decisioni non vengono prese... Per raggiungere decisioni costruttive, il processo di discussione deve essere gestito e coordinato dai partecipanti alla riunione. Questo processo è portato avanti da un facilitatore che gestisce il processo di discussione, coinvolge i partecipanti e struttura il lavoro del gruppo. - l'assistenza di una parte neutrale, il cui compito è facilitare l'interazione all'interno del gruppo. I facilitatori mantengono l'incontro puntuale e aiutano a mantenere con precisione un ordine del giorno chiaro, sanno come garantire l'ascolto, creano un ambiente di comunicazione attiva, presentare i problemi in modo costruttivo, riassumere e cercare argomenti. Un facilitatore esperto e di successo sa come mantenere l'imparzialità e creare opportunità di dialogo costruttivo tra tutti i partecipanti. Lui o lei è un estraneo e può rimanere neutrale durante l'incontro. Il fatto che il facilitatore sia incluso o meno nella discussione, che sia un esperto dell'argomento in discussione o meno non è importante quanto il fatto che il facilitatore lo faccia. aiutare il gruppo a completare il compito, risolvendo un problema o raggiungendo un accordo con reciproca soddisfazione dei partecipanti - una forma di lavoro di gruppo per sviluppare soluzioni di maggiore complessità o maggiore importanza. Il facilitatore, a differenza del formatore, non è un esperto e non forma i partecipanti, ma fornisce loro tecnologie speciali per il lavoro di gruppo per creare il prodotto richiesto. Il facilitatore aiuta il gruppo guidandolo nella ricerca di una soluzione. Lo scopo del lavoro del gruppo di facilitazione può essere quello di risolvere qualsiasi problema produttivo o commerciale, sviluppare una strategia per le attività dell'azienda, ecc. Il facilitatore dirige il lavoro dei partecipanti, modera i risultati e monitora il rispetto da parte dei partecipanti delle regole stabilite da la tecnologia Facilitatore - chi è? Facilitatore (lat. facilis - "facile", conveniente") è una persona che garantisce una comunicazione di gruppo di successo. Garantendo il rispetto delle regole dell'incontro, delle sue procedure e regolamenti, il facilitatore consente ai suoi partecipanti di concentrarsi sugli obiettivi e sul contenuto dell'incontro. Pertanto, il facilitatore risolve un duplice problema, promuovendo un'atmosfera confortevole e una discussione fruttuosa. Nel contesto dell'etimologia del termine, possiamo dire che un facilitatore è qualcuno che rende il processo di comunicazione conveniente e facile per tutti i suoi partecipanti. Dal punto di vista del gruppo, un facilitatore è qualcuno che aiuta il gruppo a comprendere un obiettivo comune e promuove dinamiche di gruppo positive per raggiungere tale obiettivo durante la discussione, senza difendere una posizione o un lato. Nei corsi di formazione di gruppo, un formatore che lavora nello stile di un facilitatore è spesso definito come un conduttore. La parola “facilitatore” è un prestito diretto dall'inglese facilitatore (con il significato approssimativo di “mediatore”), derivato dal verbo inglese “. facilitare.” A volte il termine “facilitatore” si riferisce a un assistente leader di tavole rotonde, seminari, corsi di formazione, responsabile del rispetto delle normative e della circolazione dei materiali informativi. Nel paradigma della pedagogia centrata sullo studente, un facilitatore è un insegnante che aiuta un bambino nel processo di sviluppo, facilita il “difficile lavoro di crescita” (in questo senso il termine è stato introdotto da K. Rogers). Il compito principale del facilitatore della discussione è quello di stimolare e dirigere il processo di ricerca e analisi delle informazioni attraverso partecipanti al lavoro di gruppo. Il facilitatore è responsabile del processo di discussione di gruppo (flusso e formato della collaborazione di gruppo), supporta tecnologicamente la discussione e il gruppo è responsabile del contenuto e produce risultati (idee, proposte e soluzioni reali). Il facilitatore è una parte neutrale e non rappresenta gli interessi di nessuno dei gruppi presenti. Il facilitatore utilizza determinate abilità nel processo di interazione con le persone, che consentono a persone specifiche o a un gruppo di prendere decisioni e determinare obiettivi. La scelta di un formato di lavoro appropriato e di tecniche di lavoro di gruppo che consentono di raggiungere gli obiettivi pianificati in una situazione particolare dipende da facilitatore. Il vantaggio del metodo Una sessione di facilitazione è un processo efficacediscussione di gruppo, problem solving e pianificazione, producendo risultati di qualità in breve tempo. L’utilizzo della facilitazione nelle riunioni di lavoro e negli eventi aziendali fornisce guadagni di produttività in tre modi: 1. Velocità. Si può fare di più - in meno tempo. Concentrarsi sulle questioni chiave, rimuovendo gli ostacoli alla comprensione; Progressi rapidi anche su argomenti complessi con la piena partecipazione di tutti. 2. Creatività. La facilitazione ti consente di liberarti dalle formalità, andare oltre la routine ed espandere gli orizzonti del pensiero: stimolando persistentemente la creatività dei partecipanti, muovendoti passo dopo passo attraverso problemi e soluzioni, superando contemporaneamente tutte le possibili difficoltà di discussione, generando idee eccezionali e soluzioni pratiche 3 Efficienza. Il processo di discussione è organizzato in modo più efficace e la qualità dei risultati è migliorata. Tutte le menti sono coinvolte nel lavoro e contribuiscono al risultato finale. I partecipanti comprendono che i risultati del lavoro svolto appartengono a loro massimo con qualsiasi gruppo e in qualsiasi situazione Si creano piani di lavoro efficaci attraverso l'uso di tecniche di facilitazione durante le riunioni e le sessioni di lavoro: tutte le discussioni richiederanno meno tempo tutti avranno un'influenza sul processo le decisioni verranno prese non saranno inutili. i conflitti tra persone o dipartimenti che interrompono gli altri e coloro che non possono essere messi a tacere saranno controllati - e il loro contributo coloro che di solito rimangono in silenzio non andranno persi, saranno in grado di condividere idee, influenzare e prendere decisioni, e senza minacce e paure inutili , l'intero processo di comunicazione verrà registrato visivamente nel suo svolgimento, dando l'opportunità di fare riferimento alla versione completa e inedita dei suoi momenti più piccoli in qualsiasi momento, argomenti complessi trovano espressione semplice, soddisfazione dei dipendenti per le decisioni prese e la loro responsabilità per le l'attuazione di queste decisioni aumenta. Applicazione del metodo di facilitazione: creerà le condizioni per utilizzare il potenziale e le capacità dei propri dipendenti e manager per lo sviluppo dell'organizzazione e del business, coinvolgendoli nella discussione e nella generazione di idee e soluzioni, questo creerà un meccanismo per un'auto-gestione lo sviluppo di un'organizzazione che abbia successo in un mondo in rapido cambiamento introdurrà una cultura di discussioni e riunioni efficaci, che influenzerà immediatamente la qualità delle riunioni, della pianificazione delle riunioni e delle riunioni di progetto, farà risparmiare tempo e denaro all'azienda e aumenterà la soddisfazione dell'incontro. partecipanti L'utilizzo di sessioni di facilitazione ai fini dello sviluppo organizzativo, conducendole su base regolare, darà all'azienda energia per lo sviluppo, migliorando le comunicazioni interne e aumentando l'efficienza delle attività dell'organizzazione nel suo insieme. Dove viene utilizzata oggi la facilitazione? Oggi, le sessioni di facilitazione sono sempre più utilizzate per riunioni di lavoro e conferenze aziendali per risolvere i problemi aziendali attuali. Esempi di tali eventi potrebbero essere: Incontri sullo sviluppo dell'organizzazione e sulla formazione di nuovi progetti Sessioni di pianificazione strategica (analisi congiunta dei problemi e sviluppo di soluzioni proprie per superare la situazione attuale). scopo di generare idee e creare innovazioni. Ad esempio, ricercare e introdurre nuovi prodotti/servizi Riassumendo i risultati dell'anno e presentando nuovi piani Informare i dipendenti sulle innovazioni e coinvolgerli nello sviluppo dei cambiamenti. Ad esempio, valori aziendali, missione, rebranding, ottimizzazione dell'interazione funzionale, sviluppo di una scheda di valutazione equilibrata. Riunione di progetto (pianificazione e distribuzione delle responsabilità, sviluppo del progetto, difficoltà, cambiamenti necessari, coordinamento degli interessi di vari sottogruppi. Promozione di determinate idee). /programmi/progetti nell'ambiente altri soggetti con interessi diversi, coordinamento degli interessi.Ad esempio, organizzare l'interazione dell'azienda con le filiali, con vari gruppi dell'ambiente significativo; la sessione di lavoro è un modo per sviluppare competenze aziendali, come il pensiero sistematico, le capacità di gestione dei progetti, il lavoro di gruppo e le capacità decisionali interazione tra le divisioni dell'azienda. Conferenze del management. Riunioni dei concessionari (nuovi prodotti, difficoltà e opportunità di promozione dei prodotti). Risultati delle sessioni di facilitazione Il risultato di una sessione di facilitazione è un risultato sostanziale, aziendale, psicologico ed educativo. Il risultato sostanziale di una sessione di gruppo è un risultato registrato con il quale i partecipanti potranno continuare a lavorare in modo indipendente dopo la sessione (in gruppi di progetto, in. dipartimenti funzionali). Inoltre, eventuali risultati ottenuti sono frutto di un lavoro di gruppo coordinato e realizzato dagli stessi partecipanti, che garantisce supporto e capacità decisionale da parte di tutti i partecipanti all'incontro. Inoltre, sulla base dei risultati dell'incontro, è possibile avviare diversi progetti per implementare praticamente i risultati della sessione. Un esempio di tali risultati potrebbe essere: elenchi di obiettivi strategici, piani e programmi di sviluppo, un elenco di problemi chiave e modi per risolverli, valutazione delle risorse, idee per nuovi progetti e prodotti ... Il risultato aziendale della sessione può essere considerato effetti importanti per l'efficace funzionamento dell'organizzazione, ad esempio: lo sviluppo della comunicazione aziendale interna, la convergenza delle posizioni e delle visioni dei partecipanti sulle principali questioni del funzionamento dell'azienda, lo sviluppo della motivazione e il coinvolgimento dei dipendenti nelle attività dell'azienda, l'aumento della responsabilità per le decisioni prese, lo sviluppo del team; Il risultato psicologico di una sessione di facilitazione ben condotta include la soddisfazione dei partecipanti rispetto al processo e ai risultati della sessione di lavoro. Inoltre, un risultato importante delle sessioni di facilitazione è lo sviluppo di importanti competenze aziendali: capacità di lavoro di gruppo e di progetto, interazione efficace e comunicazione, risoluzione congiunta dei problemi e processo decisionale. La chiave principale per ottenere i risultati desiderati dal lavoro di gruppo e dall'intero evento aziendale è un'elaborazione di alta qualità degli obiettivi dell'evento nella fase di preparazione; scelta del formato dell'evento e delle tecniche di facilitazione per raggiungere gli obiettivi; professionalità del facilitatore o del team di facilitatori. Inoltre, ogni sessione è unica e personalizzata per risolvere i problemi di una specifica organizzazione. Metodi di facilitazione World Cafe Gli autori del metodo sono H. Brown e D. Isaacs [Brown, Isaacs, 2005]. Il metodo è ideale quando è necessario raccogliere informazioni, organizzare uno scambio di opinioni di un gran numero di persone su questioni e problemi che sono importanti per un'organizzazione o comunità; esplorare le opportunità per ulteriori azioni e processi decisionali. Partecipanti al processo. Sponsor del caffè (persona o gruppo interessato a ospitare), "ospite del caffè" (facilitatore o gruppo che aiuta a gestire il processo), team di progettazione (aiuta a organizzare e gestire l'evento. ), partecipanti. Il metodo richiede una preparazione minima: determinare l'argomento e le domande per la discussione, ma questa fase è la più importante e determina il successo dell'intero evento. Il gruppo di progettazione ha il compito di invitare i partecipanti e organizzare lo spazio per il bar. Evento: Dividere i partecipanti in gruppi, formulare le questioni da discutere, spiegare le regole del bar, nominare il "padrone del tavolo". parte principale. Diversi (almeno 3-4) cicli di conversazioni con spostamento su tavoli diversi. La distribuzione dei partecipanti è mostrata in Fig. I “padroni di casa” restano al loro tavolo. I restanti partecipanti si spostano su altri tavoli. Il compito dei “proprietari della tabella” è presentare ai nuovi partecipanti alla discussione i risultati del lavoro precedente del gruppo e registrare nuove idee. Riportare i partecipanti al loro tavolo, riassumendo le idee dei “proprietari del tavolo”; creazione di una galleria di idee, consolidamento delle idee principali, raggruppamento delle idee principaliidee.Ricerca futura Gli autori del metodo sono M. Weisbord e S. Jenoff, psicologi e consulenti americani [Weisbord, 1992a].Descrizione del metodoObiettivi. Il metodo viene utilizzato quando diversi gruppi interessati (aziende, comunità) hanno bisogno di trovare una base comune per la futura cooperazione e sviluppare un'immagine comune del futuro dei partecipanti al processo. Sponsor (persona o gruppo interessato ad ospitare). Comitato organizzatore: comprende i partecipanti chiave che, insieme al facilitatore, scelgono un argomento, sviluppano un programma e selezionano i partecipanti; seleziona la sede e fornisce la logistica per l'evento. Facilitatore - oltre a preparare l'evento, gestisce lo svolgimento della conferenza: comunica i compiti, monitora i tempi e le dinamiche del processo. I partecipanti sono solitamente rappresentanti di vari gruppi interessati a sviluppare una visione comune del futuro e a trovare basi comuni per un'azione congiunta. Panoramica del processo. Il metodo richiede un'attenta preparazione: definizione di un argomento, preparazione di dispense con compiti e fogli di lavoro per gruppi misti e target. L'invito dei partecipanti selezionati, l'organizzazione dello spazio per la conferenza e la preparazione dei materiali sono effettuati dal comitato organizzatore sotto la guida del facilitatore. Conferenza:1. Guardando indietro: riscaldare i partecipanti, discutere le tendenze che hanno influenzato i gruppi in passato.2. Guardare il presente: creare una “mappa mentale” a livello di gruppo delle tendenze che influenzano il gruppo o il problema studiato nel presente.3. Guardare al futuro – creare scenari futuri ideali.4. Scoperta di fondamenti comuni – formazione di scenari per un futuro comune.5. Pianificazione dell'azione - elaborazione di piani specifici Ricerca Conferenza Gli autori del metodo sono F. Emery, E. Trist e M. Emery - psicologi e consulenti australiani e americani (Eric Trist) [Emery, Purser, 1996]. metodo Il metodo si basa sulla teoria dei sistemi aperti: per rimanere vitale, un'organizzazione deve monitorare costantemente i cambiamenti importanti per l'ambiente che possono influenzare la sua vitalità, e adattarsi attivamente a seguito delle informazioni ricevute in modo tale da influenzare anche l'ambiente. Il metodo viene utilizzato per condurre sessioni di pianificazione strategica efficaci in un'azienda o comunità Partecipanti al processo. Sponsor (persona o gruppo interessato a ospitare): determina lo scopo della conferenza. Il gruppo di preparazione e pianificazione (2-3 persone dal lato del cliente) è un partecipante chiave che, insieme al manager della conferenza Poisk (di seguito denominato CP manager), determina il processo di selezione dei partecipanti, organizza le sessioni di formazione e provvedere alla logistica dell'evento. CP manager (facilitatore) - oltre a sviluppare la progettazione dell'evento, gestisce il processo della conferenza: comunica i compiti, monitora il tempo, la dinamica del processo. I partecipanti sono rappresentanti interni ed esterni del sistema. Panoramica del processo. Il metodo richiede un'attenta preparazione. Nella prima sessione di pianificazione, lo sponsor e gli altri decisori e stakeholder definiscono l'argomento e definiscono i confini del sistema. Questo è un passaggio necessario per poi individuare i partecipanti interni ed esterni al sistema. Innanzitutto vengono determinati i confini geografici, poi quelli funzionali. Ad esempio, se una conferenza è dedicata alla questione dello sviluppo di piani e della fornitura di risorse per il rilancio economico di un territorio, sulla base di questo obiettivo vengono innanzitutto determinati i confini geografici (territoriali) del sistema. Il confine funzionale in questo caso sarà la sfera economica di attività: solo i rappresentanti delle organizzazioni che svolgono un ruolo significativo nella ripresa economica saranno inclusi come partecipanti interni al sistema. La conferenza può includere anche partecipanti esterni al sistema che possono influenzare il processo di pianificazione o avere un contributo significativo ai futuri cambiamenti all'interno del sistema. Ad esempio, tornando aNell’esempio sopra, figure politiche chiave, rappresentanti della città e dell’amministrazione federale agiranno come partecipanti esterni al sistema, ma svolgeranno un ruolo significativo nei prossimi cambiamenti. Quindi vengono selezionati i partecipanti diretti alla conferenza. A seconda che il convegno si tenga per una comunità o per un'organizzazione, vengono utilizzati diversi sistemi di selezione dei partecipanti. Se il convegno si svolge per un'azienda viene utilizzata la modalità della selezione diretta. Se la conferenza si tiene per la comunità, gli autori raccomandano procedure particolari: un sistema di raccomandazione comunitaria, una lotteria, la partecipazione diretta. Tutti i partecipanti dovrebbero essere accuratamente informati sugli scopi e sugli obiettivi della conferenza e comprendere chiaramente il motivo per cui sono stati selezionati e cosa faranno come parte della conferenza: Fase 1. Analisi ambientale. Studio dei più importanti cambiamenti ambientali. Individuazione dell'ambiente futuro più auspicabile e possibile. Fase 2. Analisi del sistema. Un'analisi degli eventi storici e delle forze che modellano un'organizzazione o comunità e il modo in cui l'organizzazione/comunità deve cambiare per far fronte ai futuri cambiamenti ambientali. Sviluppo degli obiettivi strategici. Fase 3. Integrazione del sistema e dell'ambiente - pianificazione. Sviluppo di piani per raggiungere gli obiettivi strategici previsti. Il responsabile del CP non partecipa al processo di attuazione dei piani sviluppati e non supervisiona questi processi. Entro la fine della conferenza, i membri della comunità o dell’organizzazione dovrebbero trasformarsi in un gruppo autogovernato con un alto livello di fiducia, pronto ad attuare i piani sviluppati. Il responsabile del CP è responsabile della formazione degli sponsor su come organizzare i partecipanti della comunità/azienda per implementare con successo i piani Tecnologia dello spazio aperto. L'autore del metodo è H. Owen [Owen, 2008]. Il metodo si basa su 4 semplici principi e 1 legge . Principi:1. Chiunque venga, queste sono le persone di cui c'è bisogno.2. Qualunque cosa accada è l'unica cosa che può accadere.3. Ogni volta che inizia è il momento giusto.4. Quando finisce, allora finisce. Legge: Se ti trovi in ​​situazioni in cui non puoi imparare nulla o dare alcun contributo, sei responsabile del trasferimento in un altro luogo, ad esempio in un altro gruppo. Descrizione del metodo Obiettivi. Il metodo viene utilizzato se: l'organizzazione ha un problema aziendale reale che preoccupa davvero le persone; il problema è complesso e nessuno sa come affrontarlo; il gruppo necessario per risolvere il problema è molto eterogeneo nella composizione; il problema in discussione è legato ai conflitti; La questione deve essere risolta urgentemente. Sponsor (persona o gruppo interessato ad ospitare) – determina il tema dell'evento. Facilitatore: aiuta lo sponsor a formulare un argomento, a lanciare il lavoro dei sottogruppi auto-organizzati, assicura che i partecipanti abbiano l'opportunità di registrare un rapporto sul lavoro del loro sottogruppo (meglio possibile utilizzando i computer) e che il rapporto sia disponibile a tutti i membri del gruppo in tempo, esegue il completamento del processo. I partecipanti sono tutte le persone interessate alla discussione. La partecipazione all'evento è del tutto volontaria. Panoramica del processo. Il metodo non richiede una lunga preparazione. Uno dei punti principali della preparazione è determinare l'argomento. La formulazione dovrebbe sembrare attraente e interessante, poiché il titolo dell'argomento è il meccanismo centrale che innesca la discussione e ispira i partecipanti all'evento: 1. Iniziare: salutare e presentare i partecipanti; annuncio dell'argomento; concentrarsi sulla creazione della propria agenda di lavoro; descrizione del processo; formazione di bacheche; apertura del “mercato del villaggio”. Parte principale:• lavoro di gruppi auto-organizzati;• preparazione di rapporti;• familiarità con rapporti e definizione delle priorità;• convergenza;• riunioni di pianificazione delle azioni.3. Completamento – tecnica del “bastone parlante”.facilitazione (Facilitazione Dinamica) L'autore del metodo è J. Rough [Rough, 2002]. È progettato per aiutare i gruppi di lavoro a risolvere problemi che sembrano irrisolvibili, liberare il loro potenziale creativo e trovare soluzioni pratiche attraverso intuizioni collettive "Aha!" metodoTarget. La “facilitazione dinamica” viene utilizzata per la risoluzione dei problemi ed è “particolarmente utile quando un gruppo si trova ad affrontare una situazione complessa, non ci sono risposte facili, c’è una grande divergenza di punti di vista, tensione e/o conflitto” [Zubizarreta, 2010, p. . 29]. Questo è un modo per esplorare creativamente un problema e raggiungere un “consenso creativo senza compromessi” [Zubizarreta, 2010, p. 25]. È applicabile sia in un contesto aziendale che per il dialogo su questioni sociali nelle diverse comunità partecipanti al processo. Il cliente (una persona o un gruppo interessato a condurre) determina il ruolo e lo scopo della discussione nel quadro più ampio di ciò che sta accadendo, il risultato desiderato e partecipa al processo di discussione. Il facilitatore guida il processo. Partecipanti: membri di un'organizzazione o comunità Panoramica del processo. Il metodo richiede preparazione. Prima di iniziare, il facilitatore deve condurre interviste campione (se non è possibile incontrare tutti i partecipanti), stabilire con il cliente un periodo di tempo per le discussioni e il numero di incontri “Facilitazione dinamica”:• Introduzione al processo. Il processo può iniziare subito con la domanda del facilitatore: “Di cosa ti piacerebbe parlare oggi?” oppure con una breve introduzione al processo.• La fase iniziale è un processo di ascolto, estrazione e accoglienza delle “prime soluzioni”. Esprimere preoccupazioni e soluzioni alternative. Lavorare con i partecipanti per difendere le loro posizioni. Eliminare le divergenze di gruppo.• Fasi transitorie e intermedie. Il facilitatore aiuta a rimanere nel processo creativo di divergenza-convergenza-divergenza delle idee.• La fase finale. Creazione di fogli con risultati e segnalibri. I segnalibri aiutano a riassumere i progressi e a valutare la quantità di lavoro svolto. Dopo aver completato 3-4 cicli di “Facilitazione dinamica” (da 12 a 16 incontri), il gruppo diventa in grado di facilitare il proprio lavoro in modo indipendente. Ludema, Whitney, 2003] è una modifica del metodo dell'indagine valorizzativa. Gli autori del metodo sono D. Cooperrider, S. Shrivastva, J. Ludema, D. Whitney e altri [Cooperrider et al., 2008]. Cooperrider, essendo uno studente laureato di S. Shrivastva, ha studiato il problema della leadership in una delle cliniche di Cleveland. Ha chiesto ai soggetti di scrivere storie sui loro più grandi successi e fallimenti come leader. Quando ha analizzato i dati, ha scoperto che i soggetti descrivevano solo le loro storie di successo. I membri dell’organizzazione erano più efficaci come leader quando mostravano alti livelli di collaborazione, innovazione e processo decisionale egualitario (stile di consenso). Cooperrider sviluppò quindi una teoria delle possibilità future. Importanti storie positive sono state utilizzate come fonte per risvegliare il potenziale dell'organizzazione. Questa è stata la prima "analisi positiva" dell'organizzazione. I risultati di questo primo studio hanno generato un entusiasmo così forte e positivo che il management ha richiesto che il metodo fosse utilizzato a tutti i livelli dell’organizzazione, composta da 8.000 dipendenti, per facilitare il cambiamento [Cooperrider et al., 2008]. Questo metodo è probabilmente il più utilizzato e ben studiato. Dalla prima edizione del libro di Cooperrider nel 2003, sono stati pubblicati circa 125 libri e articoli sul tema del metodo Appreciative Inquiry e sono stati condotti più di 40 studi, comprese le tesi di laurea. Descrizione degli obiettivi del metodo. Il metodo viene utilizzato per realizzare un'ampia gamma di cambiamenti positivi nell'organizzazione, tra cui lo sviluppo della leadership, la pianificazione strategica, il cambiamento della cultura aziendale, il miglioramentoprocessi aziendali, chiarendo visione e valori, migliorando il servizio al cliente, la qualità, le relazioni tra manager e dipendenti, l'integrazione durante fusioni e acquisizioni Partecipanti al processo. Sponsor (persona o gruppo interessato all'implementazione), gruppo di pianificazione (partecipanti chiave che rappresentano vari livelli e direzioni nell'organizzazione o nella comunità). Lei, insieme al facilitatore, formula i compiti per il summit e seleziona i partecipanti, oltre a fornire la logistica per l'evento. Il facilitatore, oltre a sviluppare la progettazione dell'evento, gestisce il processo del summit: comunica i compiti, monitora il tempo e le dinamiche del processo. I partecipanti sono rappresentanti interni ed esterni dell'organizzazione o della comunità. Panoramica del processo. Il metodo richiede un'attenta preparazione. Innanzitutto viene formato un team di sponsor che determina l'obiettivo principale e formula il tema del summit. L'obiettivo dovrebbe essere chiaro, entusiasmante e formulato in modo positivo. Ad esempio, British Airways, un tempo leader nella perdita di bagagli, ha formulato il tema del summit come “Una fantastica esperienza di arrivo per ogni passeggero” (invece di “Ridurre la perdita di bagagli”). Viene quindi formato un gruppo di pianificazione e si tiene un seminario per preparare il vertice. Durante il workshop vengono elaborate le domande del colloquio. L'intervista è il primo compito che i partecipanti svolgono durante il processo del vertice, quindi porre le domande giuste è un passaggio fondamentale nel processo di preparazione del vertice. Successivamente vengono sviluppati tutti gli altri compiti che i partecipanti svolgeranno durante la riunione. I compiti riguardano i partecipanti che attraversano le 4 fasi principali del summit, presentate in Fig. 3. Un workshop per il team di pianificazione è condotto da un facilitatore Summit: • Apertura. Esplorare e collegare le numerose componenti del "nucleo positivo" di un'organizzazione (punti di forza, risorse, abilità, talenti, valori, tradizioni, pratiche e risultati che ne garantiscono il successo).• Sognare. Rappresentazione del futuro dell'organizzazione nelle formulazioni più audaci.• Modello. Sviluppare una “architettura sociale” (sistema, struttura, strategia, cultura, modalità di partenariato) per dare forma al sogno.• Itinerario. Pianificazione. Assunzione di impegni, formazione di team per l'innovazione, sviluppo e lancio di cambiamenti Dopo il vertice, il lavoro dei team di progetto viene organizzato, vengono monitorati i progressi, i risultati del lavoro vengono evidenziati in tutta l'azienda e i risultati vengono riassunti in tempo reale L'autore del metodo è R. Jacobs [Jacobs, 1997]. Strategico si riferisce ai cambiamenti negli obiettivi organizzativi, nei sistemi, nelle strutture, nei processi di lavoro, nei valori, nella missione o nella cultura e all'impatto che i cambiamenti avranno sull'intera organizzazione. Numerose iniziative di miglioramento falliscono proprio perché solo una parte dell’organizzazione raggiunge il successo a seguito dei cambiamenti implementati. Tempo reale significa affrontare problemi reali, persone reali che sono colpite da tali problemi e ottenere risultati reali. Significa simultaneità nella pianificazione e attuazione dei cambiamenti individuali, di gruppo e organizzativi. Durante l'evento di gruppo, i partecipanti esplorano e stabiliscono nuovi modi di fare affari e continuano a farlo dopo l'evento in risposta a eventuali cambiamenti nell'ambiente. I dipendenti, i gruppi di lavoro, i gruppi funzionali e l'organizzazione nel suo insieme iniziano a utilizzare nuovi modi di fare le cose, comunicare tra loro, prendere decisioni e interagire in modo produttivo e soddisfacente. Metodo Descrizione Obiettivi. Il metodo viene utilizzato per effettuare un'ampia gamma di cambiamenti in un'organizzazione quando è necessario coinvolgere le persone nell'attuazione di una nuova strategia di sviluppo aziendale; effettuare con successo la ristrutturazione; apportare modifiche alla struttura organizzativa, ai processi lavorativi, ai valori,missione o cultura dell’organizzazione. Sponsor (CEO, proprietari interessati ad apportare modifiche all'organizzazione). Il leadership team (top manager dell’organizzazione) – sviluppa una strategia che supporta i cambiamenti necessari. Il team di progettazione (membri chiave dell'organizzazione, leader formali e/o informali) – insieme al leadership team e al consulente-facilitatore, sviluppa la struttura e i compiti dell'evento, monitora lo svolgimento dell'evento e, se necessario, modifica compiti durante lo svolgimento dell’evento. Il team logistico è pienamente responsabile della corretta organizzazione e realizzazione dell'evento. Consulente(i)-facilitatore(i) - oltre ad assistere nello sviluppo del progetto, supervisiona il team logistico, gestisce il processo durante l'evento stesso: comunica i compiti, se necessario, facilita il lavoro dei sottogruppi, monitora i tempi, le dinamiche del processo, partecipa nel modificare compiti e ordini del giorno, se necessario. Organizza riunioni di leadership e team di progettazione. Fornisce coaching a leader e relatori esterni. Relatori esterni: esperti, partner, clienti, ecc. invitati all'evento. I partecipanti sono rappresentanti interni ed esterni dell'organizzazione a tutti i livelli e aree funzionali. Panoramica del processo. Il metodo richiede un'attenta preparazione. Il consulente-facilitatore tiene un incontro con il gruppo dirigente per spiegare il processo e i ruoli, come interagire tra loro per garantire il successo, sviluppare criteri per misurare il cambiamento e allocare le risorse necessarie (denaro, persone, tempo). Vengono discusse anche le questioni relative al posizionamento del processo di cambiamento (accordo sui partecipanti chiave esterni e interni al processo e su come coinvolgerli, direzione del team di progettazione). Il passo successivo è che il gruppo dirigente sviluppi una strategia che supporti i cambiamenti desiderati. Successivamente, il consulente-facilitatore aiuta il gruppo dirigente e il gruppo di progettazione a sviluppare la struttura e gli obiettivi dell'evento. Viene effettuata anche la pianificazione delle fasi successive all'evento che dovranno essere realizzate (eventi per chi non è presente all'evento, orari delle riunioni dei team, ecc.). Viene fissata la data per l'evento e il team logistico inizia a prepararsi per l'evento: • Giorno 1. Riepilogo delle informazioni strategicamente importanti. Formulazione preliminare della strategia. Identificare cosa deve cambiare nell'attuale funzionamento dell'organizzazione. • Giorno 2: Creare opportunità di cambiamento. Adeguamento delle modalità di funzionamento all’interno dell’organizzazione. Discutere e apportare modifiche alla strategia.• Giorno 3: Assumere impegni e sviluppare un piano d'azione. Formulazione della strategia finale. Sviluppo di un piano d'azione per raggiungere il futuro desiderato in 3-6 mesi Attuazione dei piani sviluppati. Dopo l'evento sono previste azioni di follow-up obbligatorie. Questi includono lo sviluppo di un piano di implementazione complessivo che rifletta il lavoro dei team stabiliti, l’identificazione di gruppi responsabili di pratiche e processi interfunzionali, ecc., la copertura nelle pubblicazioni aziendali dei risultati delle riunioni degli intermediari chiave e delle riunioni dei gruppi di lavoro, ecc. Ci sono anche sforzi speciali volti a garantire il sostegno ai cambiamenti:• attività per diffondere i cambiamenti in tutta l'organizzazione - modi per includere tutti i dipendenti dell'organizzazione nei cambiamenti;• condurre la formazione necessaria;• organizzare un evento che riassume il lavoro svolto L'idea del metodo appartiene a J. Welch, che era a capo di GE, e J. Baughman, che allora era direttore del centro di sviluppo gestionale di GE a Crotonville. Il problema che J. Welch dovette affrontare era il seguente. Dopo il successo della ristrutturazione e del ridimensionamento aziendale, i manager delle aziende leader nei loro settori si sono lamentati del fatto che la cultura gestionale di GE rimaneva burocratica e analitica, lenta nel rispondere alle richieste.cambiamento che si basa più sul controllo piuttosto che sul coinvolgimento e l’ispirazione del personale. I dipendenti di tutti i livelli lamentano la mancanza di fiducia nei loro confronti e il vecchio modo di fare affari nelle aziende. Così Welch e Baughman decisero di cambiare radicalmente la cultura di GE e di trovare un modo per portare a termine il lavoro al di fuori del sistema burocratico (per far uscire il lavoro dal sistema). È così che è nata l'idea, e poi il nome del processo: "Work-Out". Nello sviluppo sono stati coinvolti un gruppo di professori di business school, consulenti e dipendenti di Crotonville. Il metodo è il frutto degli sforzi collettivi di molti consulenti, tra cui D. Ulrich, S. Kehr e R. Ashkenaz, che lo hanno successivamente descritto nel loro libro [Ulrich et al., 2002]. Innanzitutto, GE ha rapidamente eliminato i meccanismi burocratici nelle sue aziende con l’aiuto del Breaking the Bounds. Il metodo è stato poi utilizzato con successo per migliorare i processi aziendali, e quindi per migliorare le interazioni con clienti e fornitori. L'essenza del metodo “Going Beyond” è semplice: gruppi interfunzionali e/o incrociati di manager e dipendenti affrontano argomenti importanti. all’azienda, sviluppare raccomandazioni e presentarle al loro leader principale in una “riunione cittadina”. A seguito di un dialogo aperto, il leader in loco prende una decisione positiva o negativa sulle raccomandazioni proposte, incoraggia le persone a implementare le soluzioni approvate e quindi valuta regolarmente i progressi per garantire il raggiungimento dei risultati. Presso GE si sono svolte centinaia di migliaia di "riunioni cittadine", in cui le idee si sono riversate, dando all'azienda l'accesso a una risorsa illimitata: l'immaginazione e l'energia di persone di talento. Descrizione degli obiettivi del metodo. Il metodo viene utilizzato per:• superare la burocratizzazione dell'azienda (eliminando tipologie di lavoro non necessarie);• migliorare i processi aziendali: migliorare la capacità di ottenere i risultati necessari, ad esempio riducendo i tempi del processo di sviluppo del prodotto, accettare ordini, migliorare la comunicazione tra i dipendenti;• sviluppare modalità innovative di interazione con clienti e fornitori “Going Beyond” aiuta a creare una cultura di un'organizzazione innovativa e in rapido cambiamento, senza confini, in cui i manager sono in grado di prendere rapidamente decisioni in un dialogo attivo con i dipendenti, invece di nascondersi nei propri uffici, prendendo decisioni tramite ordini (o, viceversa, evitando decisioni difficili). Partecipanti al processo. Sponsor (CEO, proprietari interessati ad apportare modifiche all'organizzazione). Il team di sviluppo – insieme al consulente-facilitatore, sviluppa il design dell'evento e seleziona i partecipanti. Consulente(i)-facilitatore(i) - aiuta lo sponsor a comprendere chiaramente quali ruoli sono coinvolti nel processo, chi deve essere incluso nei team di partecipanti, sviluppa la progettazione dell'evento, aiuta a organizzare la logistica del processo. I partecipanti sono team interfunzionali di dipendenti e manager vicini all'area del cambiamento pianificato o al problema da risolvere. Il metodo richiede un'attenta preparazione. Il consulente-facilitatore aiuta il cliente e il team di sviluppo a selezionare le aree di cambiamento, formulare l'obiettivo generale per "Andare Oltre", definire sotto-obiettivi e questioni per i gruppi di lavoro, monitorare la selezione dei partecipanti per i team interfunzionali e garantire che tutti i i dati necessari per il lavoro dei team interfunzionali sono disponibili durante l'evento e aiutano anche a organizzare la logistica del processo. Evento: • Introduzione: obiettivi, agenda, piano di lavoro. • Brainstorming: discussione dei singoli aspetti del problema. • Idea Galleria - selezione delle idee migliori. • Sviluppo di un piano d'azione - sviluppo di un piano d'azione per le idee selezionate. • “Riunione cittadina” – approvazione delle idee scelte per l'implementazione. Questa fase è obbligatoria. In questa fase, i progressi nel lavoro dei team di progetto vengono organizzati e monitorati, i risultati vengono evidenziati ovunqueaziende, i risultati vengono riassunti. Il ruolo del facilitatore è quello di aiutare il cliente a strutturare il processo in modo tale che le decisioni prese durante l'evento si trasformino in risultati. Per fare ciò, gli autori delle soluzioni selezionate per l'implementazione devono confermare la propria responsabilità e avviare il processo di implementazione; contribuire a fornire supporto e coaching affinché le persone superino con successo le sfide e gli ostacoli che dovranno affrontare durante il processo di cambiamento; garantire la formazione dei team, la definizione chiara degli obiettivi, l’identificazione degli attori chiave e lo sviluppo di piani d’azione chiari per attuare i cambiamenti; aiutare il senior management a fornire supervisione e supporto per gli sforzi di cambiamento. Facilitazione di base Il termine “facilitazione di base” è stato coniato dallo psicologo e consulente organizzativo americano R. Schwarz [Schwarz, 2005a]. Oltre alla facilitazione di base, nel quadro dell'approccio che Schwartz definisce come approccio del facilitatore specializzato, viene evidenziata anche la facilitazione dello sviluppo. La facilitazione, secondo l'autore, può essere considerata professionale se non è solo una raccolta di tecniche e metodi individuali, ma una chiara comprensione dei principi teorici e dei modelli alla base degli stessi. La facilitazione di base e quella dello sviluppo si basano sui principi di un approccio sistemico [Davidson, 2005b; Schwarz, 2005d, 2005e], modello di efficacia del gruppo [Schwarz, 2005b], modelli mentali - controllo unidirezionale/apprendimento reciproco [Schwarz, 2005c], regole di base per gruppi efficaci [Schwarz, 2005f], utilizzati per diagnosticare il comportamento del gruppo . Oltre a diagnosticare il gruppo e il comportamento del gruppo, il facilitatore deve capire come vengono implementati gli interventi. In altre parole, cosa, quando e a chi si dovrebbe dire quando si facilita un processo di gruppo. Schwartz propone un processo in 6 fasi chiamato ciclo diagnosi-intervento (Carlson, 2005a). La differenza principale tra facilitazione di base e facilitazione dello sviluppo è la seguente. Con la facilitazione di base, il facilitatore utilizza la sua conoscenza della progettazione del processo per aiutare il gruppo a risolvere un problema specifico. Nel caso della facilitazione dello sviluppo, il processo è strutturato in modo tale che il gruppo non solo risolva il problema, ma acquisisca anche conoscenze e competenze che lo aiutano a trovare con successo soluzioni ad altri problemi senza la partecipazione del facilitatore Obiettivi. La facilitazione di base aiuta i partecipanti a migliorare gli elementi strutturali del gruppo (missione, visione, ruoli del gruppo, norme, ecc.), promuovendo così lo sviluppo del gruppo e/o stabilire una comunicazione più efficace, risolvere un problema o un conflitto [Carlson, 2005b]. processi. Il cliente (una persona o un gruppo interessato a organizzarlo) – determina l'argomento e lo scopo dell'evento. Facilitatore: sviluppa la progettazione e guida il processo. Partecipanti: membri di un'organizzazione o comunità Panoramica del processo. Il metodo richiede preparazione. Il facilitatore diagnostica e pianifica l'intervento nella struttura e/o nei processi del gruppo, sviluppa la progettazione dell'evento, selezionando il quadro teorico necessario per gli interventi, o le tecniche necessarie, determinandone la sequenza. Se la facilitazione è finalizzata a lavorare con elementi della struttura del gruppo, vengono pianificati i passi che il cliente deve compiere dopo l'evento. Evento: “Facilitazione di base” finalizzata alla risoluzione di un problema specifico “Facilitazione di base” mirata a lavorare con elementi della struttura del gruppo Introduzione - spiegazione di scopi, obiettivi, metodi di lavoro Parte principale: interventi basati su: • “Modelli mentali” • “ Regole di base per gruppi efficaci" • qualsiasi altro modello, ad esempio "modi per raggiungere il consenso in una situazione di conflitto". Conclusione - riepilogo, raccolta di feedback Introduzione - spiegazione di scopi, obiettivi, metodi di lavoro Parte principale: una serie di compiti • “Modello di efficacia del gruppo” • “Chiarimento e adattamento dei ruoli” •.