Dall'autore: Valentina Korennaya, 09/10/2012, La comunicazione aziendale implica un costante equilibrio tra tatto e tenacia, tenacia e rispetto per il partner. La corrispondenza commerciale è un tipo di comunicazione e allo stesso tempo un modo per influenzare un partner o un cliente Spesso sorgono le seguenti domande: "Cosa fare se un partner non adempie ai suoi obblighi?", "Come ricordare un evento che è importante per te, ma allo stesso tempo non sembrare troppo invadente?” L'etica della comunicazione aziendale ti consente di farlo con l'aiuto di una lettera di sollecito. Può ricordarti direttamente e discretamente una promessa o un obbligo non mantenuto, avvisarti delle conseguenze del mancato adempimento e motivare il destinatario all'azione. Ci possono essere molte ragioni per scrivere promemoria, e possono essere sia piacevoli che non molto piacevoli . Molto spesso ti ricordano: accordi orali; obblighi specificati nella documentazione aziendale (debiti, termini di pagamento, date di consegna, ecc.); le condizioni specificate nella documentazione aziendale. Lo scopo principale di tali lettere è informare e ricordare, in alcuni casi, una richiesta relativa ad interessi comuni. Naturalmente, non possiamo parlare di un modello universale per scrivere lettere di sollecito, ma evidenziamo gli elementi più caratteristici di tali lettere: 1. Ci rivolgiamo al destinatario.2. Diamo voce al problema e alle sue conseguenze.3. Facciamo appello alla memoria del destinatario indicando la data, il numero e il nome. documento in cui venivano indicati gli obblighi delle parti.4. Riportiamo i punti che ci interessano.5. Ti ricordiamo le scadenze.6. Ti chiediamo di adempiere ai termini del contratto entro il termine specificato.7. Ti informiamo sulle principali conseguenze che seguiranno in caso di mancato adempimento degli obblighi.8. Vi ricordiamo gli aspetti positivi della cooperazione ed esprimiamo la speranza che lo spiacevole fenomeno temporaneo venga eliminato.9. Speriamo in un'ulteriore proficua cooperazione.10. Firma. A seconda dei casi specifici, alcuni punti possono essere abbreviati o omessi, ma è importante ricordare che il destinatario deve solo ricordare le condizioni, ma in nessun caso deve minacciare, intimidire o distruggere. Dopo aver ricevuto una lettera del genere, il destinatario deve ricordare i suoi obblighi e non vuole deludere il suo partner commerciale, che ha a cuore il rispetto dei termini del contratto e il benessere del partner Quando scrive promemoria, la lingua di un'azienda lettera suggerisce le seguenti frasi modello: Vi ricordiamo... Vi informiamo... Attiriamo la vostra attenzione... Riteniamo necessario ricordarvi... Vi informiamo... Riteniamo necessario avvisarvi. ..In pratica succede che dobbiamo ricordarvi qualcosa non una, ma più volte. In questi casi è opportuno utilizzare una formulazione più stringente: Chiediamo con convinzione/urgenza... Vi chiediamo... Insistiamo... Si consiglia di emettere una lettera di sollecito su carta intestata dell'organizzazione. Ciò conferisce alla lettera un tono più ufficiale e incoraggia un dialogo serio e responsabile. Inoltre, una lettera di sollecito scritta sulla carta intestata dell'organizzazione può anche essere un documento legale: "Ti abbiamo ricordato, anche se te ne sei dimenticato, e poi incolpa te stesso, comprendi le sue circostanze, rispettalo, quindi il destinatario". ti tratterà allo stesso modo. Buona fortuna a te e ai tuoi soci esecutivi!