Od autorki: Valentina Korennaya, 09.10.2012, Komunikacja biznesowa polega na ciągłym balansowaniu pomiędzy taktem a wytrwałością, stanowczością i szacunkiem do partnera. Korespondencja biznesowa to rodzaj komunikacji i jednocześnie sposób oddziaływania na partnera lub klienta. Często pojawiają się pytania: „Co zrobić, jeśli partner nie wywiązuje się ze swoich obowiązków?”, „Jak przypomnieć o zdarzeniu, które jest dla Ciebie ważny, ale jednocześnie nie wydaje się zbyt nachalny?” Etyka komunikacji biznesowej pozwala to zrobić za pomocą listu przypominającego. Może bezpośrednio i dyskretnie przypomnieć o niezrealizowanej obietnicy lub zobowiązaniu, ostrzec o konsekwencjach ich niespełnienia i zmotywować odbiorcę do działania Powodów pisania przypomnień może być wiele i mogą one być zarówno przyjemne, jak i niezbyt przyjemne . Najczęściej przypominają o: umowach ustnych; zobowiązaniach określonych w dokumentacji biznesowej (zadłużenie, terminy płatności, terminy dostaw itp.); wydarzeń, w których adresat musi wziąć udział (wystawy, targi, spotkania, konferencje i inne wydarzenia o charakterze ok warunków określonych w dokumentacji handlowej. Głównym celem takich pism jest poinformowanie, a w niektórych przypadkach przypomnienie o prośbie związanej ze wspólnymi interesami. Oczywiście nie możemy mówić o uniwersalnym szablonie do pisania listów przypominających, ale wyróżnijmy najbardziej charakterystyczne elementy takich listów. Zwracamy się do adresata.2. Nagłaśniamy problem i jego konsekwencje.3. Odwołujemy się do pamięci adresata, podając datę, numer i imię. dokument, w którym zostały określone zobowiązania stron.4. Przytaczamy punkty, które nas interesują.5. Przypominamy o terminach.6. Prosimy o wywiązanie się z warunków umowy w określonym terminie.7. Informujemy Cię o głównych konsekwencjach, jakie poniesiesz w przypadku nie dopełnienia obowiązków.8. Przypominamy o dobrych stronach współpracy i wyrażamy nadzieję, że nieprzyjemne, przejściowe zjawisko zostanie wyeliminowane.9. Mamy nadzieję na dalszą owocną współpracę.10. Podpis. W zależności od konkretnego przypadku niektóre punkty mogą zostać skrócone lub pominięte, należy jednak pamiętać, że adresatowi należy jedynie przypominać o warunkach, ale w żadnym wypadku nie należy grozić, zastraszać ani niszczyć. Otrzymawszy takie pismo, adresat musi pamiętać o swoich obowiązkach i nie chcieć zawieść swojego partnera biznesowego, któremu zależy na dotrzymaniu warunków umowy i dobru partnera. Pisząc przypomnienia, język biznesu w piśmie proponujemy następujące szablonowe frazy: Przypominamy... Informujemy... Zwracamy uwagę... Uważamy za konieczne przypomnienie... Powiadamiamy... Powiadamiamy za konieczne. ..W praktyce zdarza się, że musimy o czymś przypominać nie raz, a kilka razy. W takich przypadkach należy zastosować bardziej rygorystyczne sformułowanie: Przekonująco/pilnie żądamy... Żądamy od Państwa... Nalegamy... Wskazane jest wystawienie monitu na papierze firmowym organizacji. Nadaje to listowi bardziej oficjalny ton i zachęca do poważnego i odpowiedzialnego dialogu. Ponadto list przypominający napisany na papierze firmowym organizacji może być również dokumentem prawnym - „Przypominaliśmy ci, nawet jeśli zapomniałeś, a potem obwiniaj siebie”. potraktują Cię w ten sam sposób. Życzę powodzenia Tobie i Twoim partnerom wykonawczym i towarzyszom!